Produktivität in den Büros und Laboren

  

„Wissensarbeit produktiver zu machen, ist die große Aufgabe dieses Jahrhunderts“ 
Peter Drucker (1909 - 2005), Gottvater der modernen Managementlehre

 

Mehr Effektivität und Effizienz im Overhead

 

Effektivitäts- und Effizienzgewinne in Büro- und Wissensarbeit sind noch immer die größten unge­nutzten Rationalisierungspotenziale in den Unternehmen. Zunehmend populär werden deshalb die Ansätze zu Total Quality Management und Lean Administration, um Routine-Prozesse in der Büroarbeit qualitativ zu sichern, zu verschlanken und damit insgesamt zu rationalisieren und optimieren.

Diese Ansätze - übertragen aus dem Qualitäts- und Produktionsmanagement der industriellen Fer­ti­gung – greifen jedoch für die Büro- und Wissensarbeit oftmals zu kurz. Insbesondere dann, wenn Effektivität wichtiger ist als Effizienz, vernetz­tes, flexibles Denken und Handeln wichtiger ist als das starre Einhalten und Abarbeiten von Prozes­sen und Umsetzungsstärke gefordert ist, weil die erfor­derlichen Problemlösungen komplex und nicht im „Pfad­finder-Handbuch“ bereits vorgedacht und vordefiniert sind.

Also: Die Effektivität und die Kapazitäten von Fach- und Führungskräften sind der eigentliche Eng­pass für die Unternehmens­ent­wicklung. Für den Erhalt bzw. die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit kommt es in Zukunft deshalb darauf an, die Spezialisten- und Management-Kapazität als Engpass zu begreifen und den Durchsatz für diesen Engpass besser zu „managen“.

Beispiel: Unternehmen können ihre Fachkräfte- und Management-Kapazität im Overhead – also in den indirekten Bereichen Ein­kauf, Marketing, Vertrieb, Personalwirtschaft, IT, Controlling, Finanz und Rechnungswesen – besser nutzen, wenn der Mix aus Projektaufgaben, täglichem Aufgaben- und Termindruck, häufigem Prioritäten­wechsel, permanentem Multitasking, ineffizienten Meetings gemischt mit Trouble-Shooting („Störungsmanagement“) u.a.m. reduziert beziehungsweise besser strukturiert werden kann.

Rationalisierungen in der Büro- und Wissensarbeit müssen folglich in mehreren „Dimensionen“ erfolgen:

  •       Die Prozesseffizienz muss gesteigert werden (für „quick wins“)
  •       Die individuelle Leistung muss verbessert werden
  •       Die Effektivität von Teams muss verbessert werden
  •       Die Effektivität der gesamten Organisation muss verbessert werden.